Formulaire d'inscription exposants
RÈGLEMENT
1° INSCRIPTION
Merci de bien vouloir prendre connaissance du règlement et des diverses modalités applicables lors de cette édition de « Aqua Terra terre » à Wépion (Namur) – Belgique.
Etant donné un nombre de place limité, toute demande d’inscription implique automatiquement l’acceptation du présent règlement.
a) Inscription possible uniquement pour les 2 jours du festival (pour les exposants)
Pour les personnes donnant une ou plusieurs animations, l’obligation d’avoir réservé un stand à minimum 1 table.
b) Tables
– Prix de location des tables
2 jours (samedi et dimanche) = 15,00 € par table
Ce tarif de 15,00 € sera multiplié par le nombre de tables attribuées.
– Le nombre de table est de 4 MAXIMUM par exposants.
– La dimension d’une table est de 120 cm x 80 cm de large.
– Pour des raisons de sécurité, il n’est pas autorisé d’exposer dans les allées.
c) Aquariums
Dimensions : 60*40*40 avec eau préchauffée à 23°C.
Seriez-vous intérressé par la location d’un ou plusieurs aquariums : oui – non *
Si oui, combien ? (!!! max 2 par tables et 4 par exposant)
Prix de la location : 10,00 € /aquarium pour les 2 jours
Une caution de 100,00 € sera demandé lors de la réservation définitive.
d) Grilles d’exposition
!!! Ne seront fournit que les grilles et pas les accessoires.
Dimensions : L 100 x H 187,5 cm
Prix : 20,00 € /grille pour les 2 jours.
Photos : sur ce lien : https://www.rouxel.com/p/presentoir-grille-4935
Seriez-vous intéressé par la location d’une ou plusieurs grilles d’exposition : oui – non *
Si oui. Combien ? (max 2 par exposant)
e)
La clôture des inscriptions sera effective lorsque le dernier des stands sera attribué et payé. En cas de désistement, une liste d’attente sera établie, la ou les tables seront reproposées en fonction de leurs dispositions.
f)
Tout demandeur souhaitant réserver 1 à 4 tables pour le Festival doit renvoyer le formulaire de pré-inscription, ci-joint, dûment complété via le site web : https://aquaterraterre.be
2)
Dès réception de celui-ci, un mail vous sera renvoyé, dans un délai de 3 jours ouvrables après la fin de pré-inscription, avec un pré-accord de réservation ainsi que le montant à acquitter et les coordonnées bancaires.
3)
Dans les 7 jours de la réception de celui-ci l’exposant effectuera le paiement afin de réserver définitivement son emplacement.
4) Un second mail de confirmation définitive lui sera alors envoyé.
Si, passé le délai de 7 jours, aucun paiement n’a été enregistré sur le compte bancaire
renseigné, la pré-réservation sera annulée et la location sera octroyée à une autre personne.
Si tous les emplacements sont loués, l’intéressé en sera informé par mail et sera inscrit sur une liste d’attente en cas d’éventuels désistements.
Les décisions de l’organisation en ce domaine sont définitives et sans appel.
d) Remboursement
Attention : Dans le but d’une bonne organisation,
–
Aucun remboursement ne sera effectué pour non-participation sauf en cas de force majeur.
Les cas : maladie, hospitalisation, accident, décès, etc …
–
Néanmoins, en cas d’absence, il est indispensable de prévenir l’organisation au minimun 48h à l’avance avec justificatif par mail : info@aquaterraterre.be
2° ENGAGEMENTS
– L’organisation s’engage :
–
A mettre à disposition votre emplacement suivant la disposition établie par les organisateurs ainsi que le nombre de tables et chaises demandées sur votre bulletin d’inscription.
– A diffuser cet évènement par tous moyens de communication jugés utiles et efficaces.
– A assurer l’accueil des exposants à partir de 7h00.
– A assurer l’accueil du public à partir de 10h00.
–
Les exposants recevront pour les 2 jours un badge par personne afin de leur permettre un libre accès à la salle. Ils seront distribués le vendredi ou le samedi avant l’ouverture au public.
–
Nous voulons mettre tout en œuvre pour que chacun d’entre vous travaille au mieux pendant ce festival, tout en passant un agréable moment, afin que le public revienne nombreux lors de nos futures éditions.
– Nous attendons des exposants :
–
De bien respecter leurs engagements, en étant physiquement présents pendant toute la
période durant laquelle ils se sont inscrits au festival.
–
Que, pour des raisons de sécurité, une personne doit toujours être présente sur chaque
emplacement loué ou dans la salle dès l’ouverture au public.
–
Qu’ils s’engagent également à avoir installé leur matériel avant l’ouverture au public et à
respecter ces mêmes heures d’ouverture et de fermeture.
–
Nous comptons sur votre professionnalisme, respect et sens civique afin que cet événement se déroule dans les meilleures conditions.
–
Les exposants professionnel devront être en règle administrativement et respecter les lois sur le bien-être animal
3° OBJET
– Les articles à mettre en vente par les exposants doivent respecter les thèmes du salon.
– Ce festival n’est en aucun cas un vide-greniers, dressing ou autres articles en tous genres.
– L’organisateur se réserve le droit de faire ranger à l’exposant les produits non souhaités.
4° INSTALLATION ET DEMONTAGE
–
Vous disposerez du nombre de table(s) et de chaise(s) mentionnées sur votre formulaire
d’inscription.
–
Pour des raisons de sécurité, vous ne devez pas empiéter sur les allées dès l’ouverture au
public.
–
Vous pourrez vous installer à votre emplacement entre 14h00 et 18h00 le vendredi 6
septembre 2024 et de 7h00 et 9h45 le samedi 19 Octobre 2024.
–
Dès 9h45, plus aucun véhicule de chargement ne peut être garé devant les portes d’entrées de
la salle dont l’accès doit être entièrement dégagé pour les visiteurs.
– Le démontage se fera uniquement à partir de 17h (fermeture au public) le dimanche.
–
Personne n’est autorisé à rester dans la salle après 18h et l’organisateur n’est pas tenu
responsable des objets oubliés.
–
Tout matériel supplémentaire : rallonges et prises pourront être demandé à l’avance à
l’organisateur
– N’oubliez pas d’apporter une nappe pour couvrir la table.
– des aquariums de 60*45*40 (20) 2 max par exposant
5° PARKING
–
Plusieurs places de parking se trouvent dans le périmètre immédiat de la salle, le
stationnement est gratuit mais rerste sous l’entière responsabilité du propriétaire du véhicule. Un plan vous sera fournit pour se faire.
– L’organisation se décharge de toute responsabilité concernant ce point.
– Les règles de circulation et de parking en vigueur en Belgique sont d’application.
6° ASSURANCE
Les exposants s’installent sur les tables mises à leur disposition sous leur entière
responsabilité ; une assurance resposabilité civile est prévue mais uniquement pour la salle et l’organisation.
L’organisation décline toute responsabilité en cas d’accident, de perte ou de vol tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de ses infrastructures.
Obligation pour chaque exposant, il devra contracter une assurance resposabilité civile pour garantir les accidents, la perte ou le vol qui surviendraient sur leur stand.
7° PUBLICITE
Une campagne d’affichage, une distribution de flyers et plusieurs publications via les réseaux
sociaux et sur notre site web sont programmées ainsi que tout autre moyen jugé utile par les organisateurs.
Les exposants sont libres d’effectuer également leur propre publicité pour cet événement.
Les exposants autorisent l’organisateurs à diffuser photos et vidéos sur tous les réseaux
sociaux et autres systèmes de communication (presse, télévision, site internet, etc…).
8° PETITE RESTAURATION ET BOISSONS (à modifier)
– Plusieurs Food truck (salé/sucré) seront prévus pendant la durée de l’évènement (en cours)
–
Un bar est prévu pendant la durée de l’évènement, des cartes boissons seront en vente à la caisse du montant désiré, pour un maximum de 20,00 €.
Les gobelets seront cautionnés : 2,00 €
Le bar restera ouvert de 18h à 20h ; après la fermeture de la salle ; afin de partager un moment avec les organisateurs et les exposants en toute convivialité. Cela se fera le samedi soir.
– Le paiement digitale peut-être prévu mais par sécurité, il est préférable de prévoir du cash.
– Aucun crédit ne sera accepté
9° MESURES PARTICULIERES
– L’intérieur de la salle et et les locaux soint des espaces « non-fumeur »
–
En ce qui concerne la pandémie « Covid », les mesures en vigueur au moment de cet évènement seront d’application.
– Des sanitaires seront à votre disposition.
–
Il est prévu des alimentations électriques (230 Volts) sous les tables. Toutefois veuillez vous prémunir de quelques prolongateurs et multiprises conforme et en bon état.
En cas de mauvais état de ces derniers le responsable technique se verra dans l’obligation de vous le faire ranger.
10° SECURITE :
La sécurité est assurée par l’organisateur.
11° CONTACTS :
Fabrice Bars : +32 (0) 474/82 54 52
Maxime Duponcheel : +32 (0) 474/389 429