Formulaire d’inscription exposants


Règlement

1. Inscription

Merci de bien vouloir prendre connaissance du règlement et des diverses modalités applicables lors de cette édition de « Aqua Terra Terre » à Wépion (Namur) – Belgique.

Étant donné un nombre de places limité, toute demande d’inscription implique automatiquement l’acceptation du présent règlement.

a) Inscription possible uniquement pour les 2 jours du festival (pour les exposants)

  • Pour les personnes donnant une ou plusieurs animations, l’obligation d’avoir réservé un stand à minimum 1 table.

b) Tables

  • Prix de location des tables :
    • 2 jours (samedi et dimanche) = 15,00 € par table
    • Ce tarif de 15,00 € sera multiplié par le nombre de tables attribuées.
    • Le nombre de tables est de 4 MAXIMUM par exposant.
    • La dimension d’une table est de 120 cm x 80 cm de large.
    • Pour des raisons de sécurité, il n’est pas autorisé d’exposer dans les allées.

c) Aquariums

  • Dimensions : 60 x 40 x 40 cm avec eau préchauffée à 23°C.
  • Seriez-vous intéressé par la location d’un ou plusieurs aquariums ? Oui – Non *
  • Si oui, combien ? (Max. 2 par table et 4 par exposant)
  • Prix de la location : 10,00 € / aquarium pour les 2 jours.
  • Une caution de 100,00 € sera demandée lors de la réservation définitive.

d) Grilles d’exposition

  • Ne seront fournies que les grilles et pas les accessoires.
  • Dimensions : L 100 x H 187,5 cm
  • Prix : 20,00 € / grille pour les 2 jours.
  • Photos : Lien vers le présentoir
  • Seriez-vous intéressé par la location d’une ou plusieurs grilles d’exposition ? Oui – Non *
  • Si oui, combien ? (Max. 2 par exposant)

e) Clôture des inscriptions

La clôture des inscriptions sera effective lorsque le dernier des stands sera attribué et payé. En cas de désistement, une liste d’attente sera établie, et les tables seront reproposées en fonction des disponibilités.

f) Réservation

Tout demandeur souhaitant réserver 1 à 4 tables pour le Festival doit renvoyer le formulaire de pré-inscription dûment complété via le site web : Formulaire de pré-inscription.

2. Confirmation de réservation

  • Dès réception du formulaire de pré-inscription, un mail vous sera renvoyé dans un délai de 3 jours ouvrables avec un pré-accord de réservation ainsi que le montant à acquitter et les coordonnées bancaires.
  • L’exposant devra effectuer le paiement dans un délai de 7 jours pour confirmer définitivement sa réservation.
  • Un second mail de confirmation définitive sera envoyé après réception du paiement.
  • En cas de non-paiement dans les 7 jours, la pré-réservation sera annulée et la location sera octroyée à une autre personne.

3. Remboursement

  • Aucun remboursement ne sera effectué pour non-participation sauf en cas de force majeure (maladie, hospitalisation, accident, décès, etc.).
  • En cas d’absence, il est indispensable de prévenir l’organisation au minimum 48h à l’avance avec justificatif par mail : info@aquaterraterre.be.

4. Engagements de l’organisation

  • Mise à disposition de votre emplacement selon les modalités définies.
  • Communication de l’événement par tous les moyens jugés utiles.
  • Accueil des exposants à partir de 7h00 et du public à partir de 10h00.
  • Badge d’accès pour les exposants valable pendant les 2 jours du festival.

5. Engagements des exposants

  • Respect des horaires d’ouverture et de fermeture du festival.
  • Présence obligatoire sur le stand durant toute la durée d’ouverture au public.
  • Les exposants professionnels doivent être en règle administrativement et respecter les lois sur le bien-être animal.

6. Installation et démontage

  • Installation possible entre 14h00 et 18h00 le vendredi 6 septembre 2024 et entre 7h00 et 9h45 le samedi 19 octobre 2024.
  • Le démontage ne peut commencer qu’à partir de 17h le dimanche.
  • Aucun matériel ne doit empiéter sur les allées pour des raisons de sécurité.

7. Parking

  • Plusieurs places de parking gratuites sont disponibles à proximité de la salle. Le stationnement est sous la responsabilité du propriétaire du véhicule.

8. Assurance

  • Une assurance responsabilité civile est prévue pour la salle et l’organisation. Les exposants doivent contracter une assurance responsabilité civile pour couvrir tout incident sur leur stand.

9. Publicité

  • Une campagne d’affichage, une distribution de flyers, et plusieurs publications via les réseaux sociaux et sur notre site web sont programmées, ainsi que tout autre moyen jugé utile par les organisateurs.
  • Les exposants sont fortement encouragés à promouvoir l’événement par leurs propres moyens, afin de maximiser la visibilité et attirer un public plus large.

10. Petite restauration et boissons

  • Plusieurs food trucks (salé/sucré) seront présents durant l’événement.
  • Un bar sera ouvert de 18h à 20h le samedi, après la fermeture au public, pour un moment de convivialité entre exposants et organisateurs.

11. Mesures particulières

  • L’intérieur de la salle et les locaux sont des espaces non-fumeurs.
  • Les mesures sanitaires en vigueur au moment de l’événement seront appliquées.

12. Sécurité

  • La sécurité est assurée par l’organisateur.

13. Contacts

Fabrice Bars : +32 (0) 474/82 54 52